Følgende saker ble ferdigbehandlet i styretmøte onsdag 27.03.2019
Orienteringspunkter til styret:
Samordnet registreringsmelding til Brønnøysundregistrene er sendt inn for det nye styretNettsidene til Eidsvoll kommune for Eidsvoll svømmeklubb er oppdatert
Styresaker ferdigbehandlet:
Saksnummer - ESS2019-03-01 - Årsmøte EIR
Deltakelse og påmelding til årsmøte i Eidsvoll idrettsråd (3. april 2019).
Styrets beslutning
Styret besluttet å melde på Hege Helen Krokstad og Svein-Harald Afdal
Saksnummer - ESS2019-03-02 - Sponsortreff Toten Sparebank
Deltakelse og påmelding til sponsortreff (2. april 2019).
Styrets beslutning
Styret besluttet å melde på Anders Opperud
Saksnummer - ESS2019-03-03 - Søknad om støtte til leie av anlegg
Eidsvoll svømmeklubb har mulighet til å søke om støtte til leiekostnader som har påløpt i 2018 for idrettsanlegg.
Styrets beslutning
Styret besluttet å sende inn søknad for støtte for påløpte kostnader ca 14.000,-. Søknad er sendt inn vi har ikke mottatt svar
Saksnummer - ESS2019-03-04 - Endring av rutiner for bruk av e-postadresser i ESK
E-postene som svømmeklubben har i dag er veldig komplekst og det finnes mange veier inn til svømmeklubben. Det som ofte skjer er at forespørsler konsekvent kommer feil sted og det blir mye videresending. Det forrige styret ville stå som kopi på de fleste e-post adressene og bare på en uke har jeg mottatt sikkert over 30 e-poster i uordnet forstand. Problemet er ESK@ESK.NO adressen vår da denne blir en sekkepost og mange har tilgang. Jeg foreslår at vi legger denne død og måten vi kan gjøre dette på er å sette på autosvar på denne e-posten som sier at denne e-posten blir ikke lest, deretter henvise til følgende e-post adresser:
- Gjelder din forespørsel Norges Svømmeskole benytt nss@esk.no
- Gjelder din forespørsel treningspartiene benytt trener@esk.no
- Gjelder din forespørsel styret eller andre henvendelserbenytt leder@esk.no
- Gjelder din forespørsel faktura eller andre økonomiske saker benytt kasserer@esk.no
Styrets beslutning
Enstemmig vedtatt
Saksnummer ESS2019-03-05 - Svømmeting Påmelding
ESK kan stille med 2 representanter i Svømmetinget på Gardermoen. Det må være en av hvert kjønn hvis vi skal stille to personer.
Styrets beslutning
Svein-Harald Afdal stiller på svømmetinget 2019
Saksnummer ESS2019-03-06 - Rollefordeling i styret
Vi
har en rekke roller som må bekles i styret dette året.
Styrets beslutning
- Barneidrettsansvarlig (Tom Engebretsen)
- Kontaktperson mot vår svømmeskole (Bindeleddet mellom NSS og styret)
(Svein-Harald Afdal)
- Sportslig leder (Mariann Lindås med assistent Jostein Sandholt)
- Kontaktperson mot andre aktiviteter (voksen / dame trim etc) med blant
annet medlemsregister for disse (Tom Engebretsen)
- Sponsor markeds ansvarlig (Jostein Sandholt med Tom Engebretsen som
assistent)
- Ansvarlig for å holde kontroll over nødvendige politiattester (Hege
Helen Krokstad)
- Presseansvarlig (Web, Facebook, Instagram etc) Bjørg Lyssand
har sagt ja til å fortsette som støttespiller på dette (Mariann)
Oppdatert
28.03.2019 (etter møte)
Alle rollene er oppdatert i klubbadmin.no
ESS2019-03-07 - Tilbud på svømmekurs til Eidsvoll sykkelklubb
Det er mulig Eidsvoll Sykkelklubb ønsker crawlkurs arrangert av Eidsvoll Svømmeklubb. Presentasjon om hvordan vi kan gjennomføre dette er sendt over til sykkelklubben. Det vi styret må ta stilling til er det økonomiske bildet. Det er tenkt at instruktørene på svømmeskolen skal benyttes til dette.
Styrets beslutning
Pris for sykkelklubben ble satt.
ESS2019-03-08 - Hvordan håndtere innbetaling for startkontingent
Vi må finne en god måte å håndtere innbetalinger av
startkontingent for svømmeklubben. Det er fordeler og ulemper med de
forskjellige metodene.
- Vipps: den enkelte
betaler selv det de melder seg på med Vipps. Fordel: lite
administrasjon. Ulempe: risiko for at betalinger ikke blir gjort. Risiko
for at betalinger blir gjort, men med manglende info og det er vanskelig å
spore opp at innbetalingen gjelder stevne.
- Det faktureres ut
fra klubbadmin: Fordel: vi er sikre på å få med alle
inntekter. Ulempe: det krever en del administrasjon.
- Det faktureres ut fra
regnskapsfører: Fordel: vi er sikre på å få med alle
inntekter. Ulempe: det koster en del.
Styrets beslutning
Det ble besluttet at klubbadmin skal benyttes for utsending
av faktura for deltakelse på stevner.
ESS2019-03-11 - Påmelding kompetansehelg
Følgende bør stille fra ESK:
- Marina
- Robert
- 3 instruktører
- Mariann Lindås
- Fritz Bratlid Frilseth
- Grete Viken
Styrets beslutning
Enstemmig godkjent etter gjennomgang av budsjettet
ESS2019-03-16 - Styremøter 2019
Styret har behov for å sette dato for alle styremøter i 2019.
Styrets beslutning
Alle datoer er satt og lagt ut på kalenderen på ESK.NO. Hvis medlemmer ønsker å melde saker til styret må dette utføres senest fredagen før neste styremøte for å bli behandlet.